Si veda la sintesi preparata da Damian A. Myers, Yelena F. Gray e Lena Gionnette di Nixon Peabody LLP in merito al Consolidated Appropriations Act. L’articolo di Nixon Peabody tratta degli effetti sugli FSA. Vedi sotto.

La legislazione sugli incentivi allenta temporaneamente le regole sulle disposizioni di spesa flessibile

La legge sugli stanziamenti consolidati recentemente firmata intende fornire varie forme di sgravi fiscali, tra cui, tra l’altro, l’allentamento temporaneo delle norme fiscali per gli accordi di spesa flessibile (“FSA”) per la salute e l’assistenza ai dipendenti. In questo avviso, discutiamo l’alleggerimento temporaneo per gli FSA e mettiamo in evidenza gli aspetti importanti per gli sponsor dei piani.

L’imponente Consolidated Appropriations Act del 2021, firmato dal Presidente il 27 dicembre 2020, include il Taxpayer Certainty and Disaster Relief Act del 2020 (la “Legge”). La legge intende fornire varie forme di sgravi fiscali, tra cui, tra l’altro, l’allentamento temporaneo delle norme fiscali per gli accordi di spesa flessibile per la salute e l’assistenza ai dipendenti (“FSA”). Questo avviso sui benefici riepiloga l’alleggerimento temporaneo per gli FSA e mette in evidenza gli aspetti importanti per gli sponsor dei piani.

Estensione dei riporti e dei periodi di grazia

Come premessa, una caratteristica principale degli FSA per la salute e l’assistenza ai dipendenti è il requisito “o lo usi o lo perdi”. In base a questo requisito, i fondi non utilizzati in un conto FSA alla fine dell’anno decadono. Le norme vigenti consentono il riporto dei fondi FSA sanitari non utilizzati all’anno di piano successivo o un periodo di grazia in cui i fondi non utilizzati possono essere utilizzati per le richieste di rimborso sostenute nell’anno di piano successivo. Entrambe le eccezioni al requisito “usa o perdi” sono limitate: Il riporto dell’FSA sanitario è limitato a 550 dollari (per il 2020 e successivamente indicizzato) e il periodo di grazia non può superare i due mesi e mezzo. Inoltre, gli FSA sanitari possono consentire un riporto o un periodo di grazia, ma non entrambi.

Molti partecipanti a FSA che hanno scelto di contribuire a FSA per la salute e/o per l’assistenza ai dipendenti durante le iscrizioni aperte per l’anno di piano 2020 potrebbero averlo fatto in previsione di imminenti procedure sanitarie elettive o nella speranza che i loro familiari a carico siano all’asilo o al campo estivo. Queste aspettative sono state probabilmente frustrate dalla pandemia COVID-19 e quindi molti conti FSA potrebbero essere stati sovrafinanziati dai partecipanti nel 2020. Per attutire il colpo del requisito “usa o perdi”, nel maggio 2020 l’Internal Revenue Service (IRS) ha emesso un provvedimento che consente agli sponsor dei piani di estendere il periodo di grazia al 31 dicembre 2020 per la riduzione dei contributi non utilizzati nel 2019. Inoltre, ha permesso agli FSA con funzioni di riporto di aggiungere il periodo di grazia esteso per il 2020. Dato che la pandemia COVID-19 non ha colpito materialmente gli Stati Uniti fino all’inizio della primavera del 2020, lo sgravio dell’IRS descritto sopra è stato di utilità limitata.

L’allentamento temporaneo delle norme FSA previsto dalla legge va ben oltre lo sgravio dell’IRS. I dettagli sono i seguenti.

  • Riporto ampliato. Negli FSA che consentono il riporto, gli sponsor dei piani possono modificare i loro FSA per consentire il riporto di tutti i fondi non utilizzati negli anni di piano 2020 e 2021 all’anno di piano successivo. Questo vale per gli FSA sanitari e per gli FSA per l’assistenza ai dipendenti (in precedenza, gli FSA per l’assistenza ai dipendenti non potevano avere una funzione di riporto).
  • Periodi di tolleranza estesi. Nelle FSA che prevedono un periodo di tolleranza, il periodo di tolleranza in cui i fondi dell’anno di piano 2020 e 2021 non utilizzati possono essere utilizzati nell’anno di piano successivo può essere esteso a 12 mesi. Inoltre, analogamente alle regole esistenti per gli FSA per l’assistenza ai dipendenti, gli FSA per la salute possono ora consentire ai dipendenti licenziati con fondi non utilizzati di continuare a ricevere rimborsi dagli FSA per la salute per il resto dell’anno di piano in cui si è verificato il licenziamento, più un eventuale periodo di grazia.
  • Riporto speciale per gli FSA per l’assistenza ai familiari. Di norma, le spese per l’assistenza ai figli a carico sono rimborsabili solo fino al compimento del 13° anno di età (tranne in caso di incapacità). La legge consente il rimborso dei figli a carico fino all’età di 14 anni nell’anno di piano 2020. Per l’anno di piano 2021, un partecipante all’FSA per l’assistenza ai figli a carico può ricevere rimborsi per le spese sostenute per un figlio fino al compimento del 14° anno di età, ma solo se il partecipante dispone di fondi inutilizzati nel proprio conto alla fine dell’anno di piano 2020.

Modifiche elettorali prospettiche

In generale, i dipendenti devono scegliere di contribuire agli FSA per la salute e/o l’assistenza ai dipendenti prima dell’inizio dell’anno del piano. Tali elezioni sono irrevocabili, fatti salvi gli eventi di modifica delle elezioni consentiti a metà anno, come ad esempio i cambiamenti di stato civile, il numero di persone a carico, l’occupazione, le spese per l’assistenza ai dipendenti, ecc. In precedenza, l’IRS aveva concesso un’esenzione dal requisito dell’irrevocabilità nel suo provvedimento del maggio 2020, consentendo modifiche prospettiche dell’elezione. Dato che la pandemia COVID-19 causerà una notevole incertezza per quanto riguarda i costi sanitari e le spese per l’assistenza alle persone dipendenti per tutto il 2021, la legge continua ad applicare le agevolazioni dell’IRS per gli FSA per l’assistenza sanitaria e per l’assistenza alle persone dipendenti per gli anni di piano che terminano nel 2021.

Punti di forza

  • L’alleggerimento temporaneo delle norme sull’uso o la perdita dell’FSA e sull’irrevocabilità dell’elezione offre ai partecipanti all’FSA una maggiore flessibilità nella gestione delle spese sanitarie e di assistenza ai dipendenti in un periodo di incertezza. Tuttavia, gli sponsor e gli amministratori dei piani dovrebbero considerare quanto segue prima di adottare le modifiche:
  • Come per la guida dell’IRS del maggio 2020, queste modifiche sono facoltative. Sebbene le regole più flessibili vadano sicuramente a vantaggio dei partecipanti, l’adozione delle norme temporanee aumenterà i costi per gli sponsor dei piani. Una caratteristica importante degli FSA è che l’intero ammontare del contributo annuale sia disponibile per i partecipanti il primo giorno dell’anno del piano. Se un partecipante termina il rapporto di lavoro avendo speso più fondi FSA di quanto abbia contribuito, l’FSA subisce una perdita di esperienza. Queste perdite di esperienza sono in genere compensate, almeno in una certa misura, da guadagni di esperienza derivanti da decadenze dovute ai requisiti “use-it-or-lose-it”. I promotori di piani che adottano la regola del riporto attenuato o l’estensione del periodo di grazia prevista dalla legge dovrebbero aspettarsi un minor numero di guadagni da esperienza per compensare le perdite da esperienza.
  • Gli sponsor dei piani che scelgono di adottare le regole del riporto esteso o del periodo di grazia esteso devono informare i partecipanti delle modifiche il prima possibile. Dato che manca solo un giorno alla fine del 2020, la maggior parte dei partecipanti all’FSA ha già effettuato le elezioni per l’anno di piano 2021. I partecipanti potrebbero aver effettuato le loro scelte in base all’aspettativa di un riporto limitato e di un breve periodo di grazia; pertanto, nella misura in cui nel 2021 saranno disponibili più fondi, i partecipanti potrebbero dover modificare le loro scelte.
  • Se un FSA sanitario viene modificato per consentire temporaneamente ai dipendenti che hanno terminato il rapporto di lavoro di continuare a partecipare per il resto dell’anno del piano (più l’eventuale periodo di grazia), gli amministratori del piano devono coordinare la nuova procedura con le procedure COBRA dello sponsor del piano. Di norma, dopo la cessazione del rapporto di lavoro, i partecipanti all’FSA sanitario che non hanno superato il proprio conto hanno il diritto di scegliere la prosecuzione della copertura COBRA. Tuttavia, se viene adottato lo sgravio temporaneo previsto dalla legge, in genere non si verificherebbe una perdita di copertura tale da far scattare il diritto all’elezione COBRA.
  • Le regole di modifica della scelta per l’anno di piano 2021 sono generalmente semplici: Qualsiasi modifica elettorale è consentita purché sia prospettica. Ciononostante, gli sponsor dei piani dovrebbero valutare se porre dei limiti alle modifiche delle elezioni. Per mitigare le perdite di esperienza, un partecipante non dovrebbe essere autorizzato a scegliere un nuovo importo di contribuzione annuale che, alla data di modifica della scelta, sia inferiore al maggiore tra l’importo di contribuzione nel 2021 e l’importo dei rimborsi ricevuti nel 2021. Per gestire l’onere amministrativo dell’implementazione delle modifiche elettorali, gli sponsor del piano dovrebbero anche valutare se limitare il numero di modifiche elettorali che i partecipanti possono effettuare.
  • I documenti del piano FSA non devono essere modificati per tenere conto di queste modifiche fino alla fine dell’anno del piano successivo a quello in cui le modifiche sono state implementate. L’emendamento dovrebbe essere adottato retroattivamente alla data di attuazione delle modifiche e la FSA dovrebbe essere gestita in modo coerente con le disposizioni modificate durante il periodo intermedio. Gli sponsor dei piani devono tenere presente la scadenza per la modifica per preservare lo status fiscale favorevole dei loro FSA.

Gli sponsor dei piani che stanno valutando se apportare queste modifiche e comunicare le nuove regole ai propri dipendenti devono consultare i propri consulenti legali per garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili.

Quanto sopra è stato redatto per l’informazione generale dei clienti e degli amici dello studio. Non si intende fornire consulenza legale in merito a questioni specifiche e non si deve agire in assenza di una consulenza professionale. In caso di domande o di necessità di ulteriori informazioni su queste o altre questioni, vi invitiamo a contattare il vostro rappresentante abituale di Nixon Peabody LLP. Questo materiale può essere considerato pubblicità.

Fonti:

https://www.nixonpeabody.com/en/ideas/articles/2020/12/30/stimulus-legislation-temporarily-relaxes-flexible-spending-arrangement-rules?utm_mediu%E2%80%A6%203/6

https://rules.house.gov/sites/democrats.rules.house.gov/files/BILLS-116HR133SA-RCP-116-68.pdf

Autore

Matteo